В своето становище Комисията за защита на личните данни („КЗЛД“) дава отговор на въпроса „За какъв срок работодателят следва да съхранява личните данни на участниците в процедурите по набиране и подбор на персонал, спазвайки условията на чл. 25к от Закона за защита на личните данни („ЗЗЛД“) от една страна, и вземайки предвид легитимния си интерес от съхраняването на тези данни за срок от три години с оглед защита на правата си при евентуални производства по реда на Закона за защита от дискриминация („ЗЗДискр.“) от друга.”
Според КЗЛД първичните документи на кандидатите за работа като: автобиографии, мотивационни писма, документи, доказващи квалификация и опит, и други документи, представени или събрани за целите на конкурсната процедура, както и копията от тях следва да се съхраняват по предвидения в чл. 25к от ЗЗЛД общ ред, а именно за срок не по-дълъг от 6 месеца, освен ако кандидатът е дал своето съгласие за съхранение за по-дълъг срок.
В точка две от становището си Комисията разяснява, че няма пречка, за целите на производството по ЗЗДиск., лични данни на участници в конкурсна процедура, съдържащи се в създадените от работодателя или органа по назначаване вътрешни документи относно проведените процедури по набиране и подбор на персонал, да се съхраняват в рамките на предвидения в чл. 52 от ЗЗДиск. тригодишен срок при спазване на основаните принципи, регламентирани в чл. 5, пар. 1, б. „в” и „д” от Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година – „свеждане на данните до минимум“ и „ограничение на съхранението“.
Основните мотиви на Комисията са свързани с начина на провеждане на процедурите по набиране и подбор на персонал и възможността за „възпроизвеждане“ на данни за кандидатите (но не и съхранението на оригинали или копия от техни документи извън общия ред, посочен в чл. 25к от ЗЗЛД) във вътрешната документация (заповеди, протоколи на комисиите за класиране на кандидатите, решения и т.н.) на всеки работодател или орган по назначаване, чрез която може да се обоснове вземането на решението за подбор в рамките на образувано производство по реда на ЗЗДискр. По този начин работодателят ще разполага с доказателства за целите на евентуално производство по ЗЗДиск. без с действията си да нарушава разпоредбата на чл. 25к от ЗЗЛД.
Настоящата новина служи само за информация и има за цел да обърне внимание върху основни акценти от уредбата на общите правила при определяне на срока за съхранение на лични данни на участници в процедури по набиране и подбор на персонал. Настоящото не представлява юридически съвет. За цялостно разбиране на дискутираните по-горе въпроси и преди да предприемете действия в тази връзка, Ви препоръчваме да се консултирате с адвокатите при Адвокатско дружество „Илиева, Вучева & Ко.”.
Чувствайте се свободни да се свържете с нас за по-подробна информация по темата.