В брой № 26 от дата 29.3.2019 г. в Държавен вестник бе обнародвано изменение и допълнение на Наредба № Н-18 от 2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин („Наредбата“). Извели сме основните промени, касаещи електронни магазини, изискванията към фискални устройства (ФУ) и новите срокове за привеждане в съответствие с вече въведените промени от началото на 2019 г.
За целите на тази Наредба „фискално устройство“, „търговски обект“, „интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност“, „краен потребител“, „краен разпространител“, „фискална касова бележка от фискално устройство (фискален бон)“, „касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (системен бон)“, „софтуер за управление на продажби в търговски обект“, „производител на софтуер за управление на продажби в търговски обект“, „разпространител на софтуер за управление на продажби в търговски обект“, „електронен магазин“ са тези по § 1, т. 40, 41, 67, 69, 70, 84, 85, 86 и 87 от допълнителните разпоредби и чл. 118, ал. 3 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС).
Междуведомствената комисия ще определя за всеки производител/вносител на ФУ от одобрен тип уникален идентификатор от две букви на произведените/внесените от него ФУ и уникален двуцифрен идентификатор на модулите ФП. Националната агенция за приходите води списък на уникалните идентификатори на производителите/вносителите.
Въвеждането в експлоатация и регистрацията на Електронна система с фискална памет („ЕСФП“) в НАП ще се извършват при започване на дейност в обект в присъствието на контролните органи от НАП и БИМ, за което се съставя протокол, екземпляр от който се съхранява в обекта.
При загубване, повреждане или унищожаване на паспорта на ФУ производителят/вносителят издава дубликат на паспорта на ФУ в 3-дневен срок от постъпване на искане за издаването му от лицето по чл. 3 от Наредбата. Върху паспорта се отбелязва, че е дубликат.
Фискалната касова бележка от ФУ ще трябва да включва и начин/и на плащане.
При продажба, за която е издадена фактура или дебитно известие, в която/което са посочени количеството и видът на стоките или услугите, във фискалния бон се допуска да се отпечата сумарният оборот по съответните данъчни групи и код на данъчната група, като задължително се посочи номерът и датата на фактурата или дебитното известие, по която/което се извършва плащането.
При документиране на сторно операция, във връзка с която е издадено кредитно известие, в което са посочени количеството и видът на стоките или услугите, в сторно документа се допуска да се отпечата сумарният оборот по съответните данъчни групи и код на данъчната група, като задължително се посочи номерът и датата на кредитното известие.
Продажбите/сторно операциите се документират с касови бележки от кочан в случаите при нефункциониране на фискалното устройство поради временна неработоспособност на софтуера за управление на продажбите в търговския обект, до отстраняване на повредата. Времето, през което софтуерът е неизправен, се удостоверява от лицето по чл. 3 и лицето, поддържащо софтуера.
При възстановяване работата на ФУ лицето е длъжно да предаде чрез ФУ към НАП оборота от продажби, отчетен с касови бележки от кочан. Оборотът се предава чрез издаване на фискален бон, съдържащ сумарния оборот от продажбите по съответните данъчни групи, или чрез издаване на фискален бон за всяка продажба, документирана с касова бележка от кочан. Сумите по сторно операции, документирани с касова бележка от кочан, се предават по реда на чл. 31 от Наредбата.
При работа с касови бележки от кочан повече от един ден документираните обороти се предават в НАП за всеки ден поотделно при спазване на следния ред:
1. чрез издаване на фискален бон, съдържащ сумарния оборот по съответните данъчни групи от продажби за съответния ден, или чрез издаване на фискален бон за всяка продажба, документирана с касова бележка от кочан за съответния ден;
2. сумите по сторно операции, документирани с касови бележки от кочан в дните, в които фискалното устройство не е работило, се предават чрез издаване на фискален бон за всяка извършена сторно операция;
3. непосредствено след действията по т. 1 и 2 се отпечатва дневен финансов отчет с нулиране и запис във фискалната памет;
4. преди започване на регистрирането на продажби на стоки или услуги за текущия ден се извършват действията по т. 1 – 3.
При прекъсване и възстановяване работата на ФУ в рамките на работния ден, документиран с касови бележки от кочан, се предава:
1. чрез издаване на фискален бон, съдържащ сумарния оборот по съответните данъчни групи, или чрез издаване на фискален бон за всяка продажба, документирана с касова бележка от кочан;
2. чрез издаване на фискален бон за всяка извършена сторно операция.
Изисквания към софтуерите за управление на продажби в търговски обекти и свързаността им с фискални устройства
Производител/разпространител на софтуер за управление продажби в търговски обект декларира обстоятелствата, посочени в чл. 118, ал. 14 от ЗДДС, преди да започне неговото разпространение, чрез подаване на декларация по образец съгласно приложение № 30. Декларацията се подава по електронен път с квалифициран електронен подпис по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП, достъпен на интернет страницата на агенцията като се подава информация в частта, свързана с функционалността за управление на продажбите и с реализацията на изискванията на приложение № 29 от Наредбата.
Има въведено изискване, което да отговаря на защита на лични данни-Когато информацията, съдържаща се в експортираните от изпълнимия файл таблици, представлява лични данни по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 (ОВ, L119 от 4 май 2016 г.) или здравна информация по смисъла на чл. 27 от Закона за здравето, при експорта тези данни не се извличат.
За софтуери по чл. 52а, ал. 2, които се предоставят като облачна услуга – „Софтуер като услуга“ (SaaS), се представят: описание на функционирането на услугата; описание на инсталираните локални компоненти в среда на клиента; физическо местонахождение на базата данни.
Урежда се специален срок за подаване на информация в случаите, в които промените се отнасят само до функционалност и структура на БД, свързани с изискванията за подаване на информация към НЗОК. Декларация за тези промени, направени през календарната година, се подава еднократно до 28 февруари на следващата година.
Когато софтуерът се предоставя като облачна услуга – „Софтуер като услуга“ (SaaS), при поискване от орган по приходите в хода на производства по глава петнадесета от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, производителите са длъжни да предоставят дистанционен достъп до „одиторския профил“ на софтуера за конкретно задължено лице, както и да предоставят цялата информация от базата данни, отнасяща се за това лице. Когато информацията представлява лични данни по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 или здравна информация по смисъла на чл. 27 от Закона за здравето, тези данни не се предоставят.
Лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС могат да използват в търговски обект, в който се извършват продажби на стоки и услуги, за които е налице задължение за издаване на фискален бон, само софтуер/и за управление на продажбите, отговарящ/и на посочените в приложение № 29 изисквания. Софтуерът/ите задължително управлява/т всички фискални устройства в този обект с изключение на софтуер по чл. 52а, ал. 2.
Лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС са длъжни при поискване от орган по приходите в хода на производства по глава петнадесета от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс да осигурят достъп до информацията с възможност за експорт и копиране през потребителския интерфейс на софтуера. Когато софтуерът е част от или е свързан с интегрирана информационна система за управление на продажбите/търговската дейност на лицето и използваната технология за реализацията му не позволява изпълнението на всички или на част от изискванията по т. 16, 17, 18 и 19 от приложение № 29 на Наредбата, изпълнението на тези изисквания следва да бъде осигурено чрез функционалността на интегрираната система.
При установяване на несъответствия с изискванията за подаване на информация съгласно приложение № 33 лицето се уведомява по електронен път за отстраняването им в 7-дневен срок. При неотстраняване на несъответствия в подадената информация съгласно приложение № 33 в посочения срок електронният магазин се заличава от списъка и лицето се уведомява по електронен път.
Когато в хода на контролно производство се установи подаване на непълна или невярна информация, лицето се уведомява по електронен път за отстраняването им в 7-дневен срок. При неотстраняване на несъответствията в посочения срок електронният магазин се заличава от списъка и лицето се уведомява по електронен път.
Одобряване на Интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност („ИАСУТД“)
За одобряване на ИАСУТД лицата предоставят в Българския институт по метрология („БИМ“) писмена заявка-декларация съгласно приложение № 3 от Наредбата, придружена от пълно техническо и функционално описание на системата на български език. За удостоверяване на изискванията по чл. 53, ал. 1, т. 3 и чл. 53, ал. 2, т. 3 БИМ изисква и получава по служебен път информация от Българската агенция за инвестиции или от друг компетентен орган.
БИМ уведомява по електронен път Централното управление на Националната агенция за приходите, като изпраща писмената заявка-декларация от лицето и пълното техническо и функционално описание на системата в тридневен срок от датата на подаване на заявката.
След одобряване на ИАСУТД в Българския институт по метрология се предоставя технически носител, съдържащ програмата за управление на продажбите на ИАСУТД. След одобряване на ИАСУТД по чл. 53, ал. 2 в 7-дневен срок от издаване на свидетелството за одобрен тип лицето предоставя в Българския институт по метрология график за въвеждане в експлоатация на ИАСУТД във всеки обект от мрежата от търговските си обекти. В тридневен срок от получаване на графика Българският институт по метрология го изпраща в Централното управление на Националната агенция за приходите по електронен път.
Програмна модификация на ИАСУТД по чл. 53, ал. 1 се одобрява след извършване на функционални изпитвания в реални условия в един търговски обект, а на ИАСУТД по чл. 53, ал. 2 – на мястото на експлоатация на сървъра и най-малко в 5 на сто от свързаните с него обекти, избрани на случаен принцип. След одобряване на ИАСУТД в 7-дневен срок от издаване на свидетелството за одобрен тип лицето предоставя в БИМ график за инсталиране на одобрената програмна модификация на ИАСУТД и въвеждане в експлоатация на ИАСУТД във всеки обект от мрежата от търговските си обекти. В тридневен срок от получаване на графика Българският институт по метрология го изпраща в Централното управление на Националната агенция за приходите по електронен път.
Специфична регулация за някой видове дейности
Когато в търговски обект се използва софтуер за управление на продажби, чрез който се управляват продажби на стоки или услуги, заплащани напълно или частично от Националната здравноосигурителна каса съгласно националните рамкови договори за медицински дейности и за дентални дейности или Индивидуалния договор за заплащане на лекарствени продукти по чл. 262, ал. 6, т. 1 от Закона за лекарствените продукти в хуманната медицина, на медицински изделия и на диетични храни за специални медицински цели, сключен по реда на Закона за здравното осигуряване, и когато с този софтуер не се управляват други продажби, същият трябва да отговаря най-малко на изискванията по т. 1, 2, 4, 6 и 7 от приложение № 29 от Наредбата.
Специфични функционални изисквания към фискални устройства за отчитане на продажби чрез електронен магазин
Промените, касаещи електронните магазини влизат в сила от 1 май 2019 г.
Лице което извършва продажби на стоки и/или услуги чрез електронен магазин, може да регистрира и отчита продажбите чрез издаване на фискален/системен бон, генериран в електронен вид, без да се отпечатва на хартиен носител, който се предоставя на електронен адрес на клиента. Лицето е длъжно да съхрани данни за изпращането му. Фискален/системен бон в електронен вид може да се издава само за регистриране и отчитане на продажби чрез електронен магазин.
Националната агенция за приходите поддържа публичен списък на електронните магазини, за които е подадена информация. Списъкът съдържа данни съгласно приложение № 36.
При продажби само чрез електронен магазин лицата съхраняват копие на актуално свидетелство за регистрация на ФУ на адреса за кореспонденция.
Фискално устройство за електронен магазин трябва да регистрира и отчита всяка продажба чрез отпечатване на фискален бон или чрез генериране на фискален бон в електронен вид. Генерираният фискален бон в електронен вид трябва да отговаря на изискванията на наредбата за издаване на фискален бон на хартиен носител с изключение на изискването за отпечатване. Фискално устройство за електронен магазин трябва да осигурява запис в КЛЕН и на генериран в електронен вид фискален бон. Тази функционалност е разрешена само за фискални устройства за регистриране и отчитане на продажби чрез електронен магазин. В КЛЕН трябва да може да се разграничава издаден фискален бон на хартиен носител и фискален бон, генериран в електронен вид.
Фискалният бон, който се генерира в електронен вид, трябва да бъде четим, да отговаря на хартиения образец и да съдържа реквизитите по чл. 26 от Наредбата с изключение на графично фискално лого.
Фискалният/системният бон в електронен вид съответства на образеца съгласно приложение № 1, раздел V от Наредбата и съдържа всички реквизити посочени в Наредбата, като се допуска да не съдържа графично фискално лого.
Съдържание на списъка на електронните магазини, за които е подадена информация по реда на чл. 52м, ал. 1 се състои от следната информация:
1. Наименование на електронния магазин.
2. Наименование на домейна на електронния магазин.
3. Когато се използва онлайн платформа: уеб адрес на онлайн платформата; уеб адрес (линк), водещ към магазин на лицето в платформата или към страница с всички предлагани чрез платформата стоки/услуги; име/псевдоним/идентификатор, под които се предлагат стоките/услугите в платформата.
4. Вид на продаваните стоки/услуги.
5. Информация за лицето, извършващо продажби чрез електронния магазин:
– за ЮЛ и ЕТ: ЕИК; наименование; седалище и адрес на управление; адрес, на който се упражнява дейността, електронен адрес за кореспонденция; телефон за връзка;
– за ФЛ: име, фамилия, адрес, на който се упражнява дейността; електронен адрес за кореспонденция; телефон за връзка.
6. Дата на подаване на информацията за електронния магазин в НАП.
7. Дата на акта на НАП за заличаване на електронния магазин от публичния списък.
8. Дата на подаване на информация в НАП за прекратяване на дейността на електронния магазин.
Нови срокове
Лицата по чл. 3 от Наредбата, с изключение на лицата, използващи ЕСФП, ИАСУТД и софтуер за управление на продажби, които са регистрирани по ЗДДС, привеждат дейността си в съответствие с изискванията на Наредба в срока до 31 март 2019 г. Лицата, регистриращи и отчитащи продажбите с ИАСУТД, привеждат дейността си с изискванията на тази наредба в срок до 31 декември 2019 г. Всички други лица по чл. 3 от Наредбата, непопадащи в предходните две изречения и неизползващи софтуер за управление на продажби, привеждат дейността си в съответствие с тази наредба в срок до 30 юни 2019 г.
Лицата, които извършват сервизно обслужване и ремонт, привеждат дейността си в съответствие с изискванията на тази наредба в срок до 30 септември 2019 г., с изключение на лицата, които извършват сервизно обслужване и ремонт на ИАСУТД, които привеждат дейността си в съответствие с изискванията на тази наредба в срок до 31 декември 2019 г.
Всички издадени удостоверения за регистрация на сервизни фирми се считат за валидни до 30 септември 2019 г., с изключение на удостоверения за регистрация на сервизни фирми на ИАСУТД, които ще са валидни до 31 декември 2019 г.
Производител/разпространител може да разпространява софтуер, който не отговаря на изискванията, определени в § 26, в срок до 30 септември 2019 г.
Лицата по чл. 3, които са регистрирани по ЗДДС и използват софтуер за управление на продажби, привеждат дейността си в съответствие с изискванията на § 28 в срок до 30 септември 2019 г. Тези лица подават информацията съгласно приложение № 32 в срок до 30 ноември 2019 г.
Лицата по чл. 3, които не са регистрирани по ЗДДС и използват софтуер за управление на продажби, привеждат дейността си в съответствие с изискванията на § 28 в срок до 30 септември 2019 г. Тези лица подават информацията съгласно приложение № 32 в срок до 30 ноември 2019 г.
Лицата, които използват ЕСФП, привеждат дейността си в съответствие с изискванията на тази наредба в срок до 30 септември 2019 г.
Заверено положение
Фискални устройства, които са произведени или са с доработен фърмуер в съответствие с изискванията на Наредбата за изменение и допълнение на Наредба № Н-18 от 2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства (обн., ДВ, бр. 76 от 2017 г.; изм. и доп., бр. 80 от 2018 г.) и са одобрени от Българския институт по метрология към влизането в сила на тази наредба, се допуска да отпечатват образци на документи, отговарящи на образците на приложение № 1, раздел V до влизането в сила на тази наредба.
Одобрените до влизането в сила на тази наредба фискални устройства се допуска да поддържат формат за часа без секунди.