На 29.03.2019 г. Комисия за защита на личните данни публикува Становище на КЗЛД относно сроковете за съхранение на лични данни на участници в процедури по набиране и подбор на персонал, което тълкуване и прилагане на чл. 25к от ЗЗЛД.
Съгласно разпоредбата на чл. 25к, ал. 1 от ЗЗЛД работодателят или органът по назначаването, в качеството си на администратор на лични данни, следва да определи срок за съхранение на личните данни, който не може да е по-дълъг от 6 месеца, освен ако кандидатът не е дал съгласието си за съхранение за по-дълъг срок. След изтичането на този срок работодателят или органът по назначаването изтрива или унищожава съхраняваните документи с лични данни, освен ако специален закон не предвижда друго.
Алинея втора на същата разпоредба предвижда, че когато във визираните процедури работодателят или органът по назначаването е изискал да се представят оригинали или нотариално заверени копия на документи, които удостоверяват физическа и психическа годност на кандидата, необходимата квалификационна степен и стаж за заеманата длъжност, той следва да върне тези документи на субекта на данни, който не е одобрен за назначаване, в 6-месечен срок от окончателното приключване на процедурата, освен ако специален закон не предвижда друго.
Съгласно принципите, свързани с обработването на лични данни, прогласени в Регламент (ЕС) 2016/679 – Общ регламент относно защитата на данните, и по-конкретно в съответствие с чл. 5, § 1, б. „д”, личните данни могат законосъобразно да се съхраняват във форма, която да позволява идентифицирането на субекта на данни за период не по-дълъг от необходимото за целите, за които се обработват личните данни – принцип въвеждащ „ограничение на съхранението” на данните. Приложен спрямо настоящия случай, принципът трябва да бъде следван в светлината на инициирането, осъществяването и приключването на процедури по подбор на персонал, по начин, който няма да препятства реализирането на целта на обработване на данните.
Във връзка с гореизложеното и след систематично тълкуване на описаните норми може да се направи извод, че срокът започва да тече от момента на приключване на процедурата, респ. след изтичане на сроковете за обжалването ѝ, като е налице правна възможност за удължаване на 6-месечния срок със съгласието на кандидата, за срок, който в случая е определяем – до оттегляне на съгласието от страна на субекта на данни.
Заключението на КЗЛД по Становището е че:
Срокът за съхранение на лични данни на участници в процедури по набиране и подбор на персонал по чл. 25к от ЗЗЛД започва да тече от момента на окончателно приключване на визираните процедури, съответно след изтичане на сроковете за тяхното обжалване.
Съществува правна възможност за удължаване на 6-месечния срок със съгласието на кандидата за работа. При тази хипотеза субектът на данни има право по всяко време и без да излага причини да оттегли своето съгласие, в резултат на което по-нататъшното обработване на данните трябва да бъде преустановено, като същите следва да бъдат изтрити или унищожени от администратора на лични данни.